Tárgyalás felsőfokon

Tárgyalás felsőfokon

A beszállítói szerződések cégek között születnek, de emberek írják alá őket egy tárgyalás (sorozat) végén. A végeredmény szempontjából nem mindegy, hogy ezek az emberek milyen tárgyalástechnikai felkészültséggel érkeznek a megbeszélésekre. A cél ugyan nem a másik legyőzése, de jó tárgyalástechnikával maximálisan ki lehet aknázni az együttműködésükben rejlő  lehetőségeket.

Több tucat szempontot figyelembe vevő értékelőtáblák, precíz feltételeket és elvárásokat megfogalmazó tender, elektronikus aukciók — számos beszerzési „technológia” és módszer segíti a beszerzőket abban, hogy megtalálják a piacon a legjobb beszállítót. De ahogy egy Facebook profil sem mutatja meg egy ember igazi személyiségét, ugyanúgy a tenderdokumentációk PDF-jeiből és az objektív, értékelő Excel-táblákból sem derül ki, milyen is valójában a reménybeli beszállító. Ezek a beszerzőket támogató eszközök és módszerek kiváló eszközök arra, hogy kiválasszuk a legígéretesebb három-négy jelöltet – velük viszont már személyesen is le kell ülni tárgyalni.

A személyes jelenlét ereje

„Bármennyire is részletes egy tender, abban csak a beszerzés kulcselemeit, a számomra legfontosabb feltételeket tudom definiálni. A válaszok szükségképpen egyszerűek lesznek, ráadásul az Excel sok mindent elbír, nem győződhetünk meg az abban leírtak valódiságáról. A személyes tárgyalás viszont korlátlan eszközt biztosít ahhoz, hogy bármit megkérdezzünk a szállítótól és alaposabban megismerhessük a képviselőjét, mondja Gulyás János, a Südy Consulting tanácsadási üzletágvezetője, senior tréner és egyben az MLBKT trénere arról, miért nem lehet kihagyni a folyamatból a személyes találkozót.

Egy-egy beszerzés végső feltételeit a személyes tárgyaláson tisztázzák, itt dől el, hogy melyik fél milyen mértékben tudja érvényesíteni saját akaratát, éri el előzetesen kitűzött célját. Gulyás János azonban hangsúlyozza, hogy az előrelátó vevő nem ellenfelet, hanem szövetségest lát a beszállítóban. A tárgyaló felek az árban lehetnek ellenérdekeltek, de a valódi cél az, hogy egymásnak hasznot hozó, hosszú távra szóló szövetség köttessen. A jó beszerző nem kizsigerelni akarja a szállítót, hanem az ő számára is értéket teremt, hogy érdekelt maradjon az együttműködésben. Eközben természetesen a beszerző feltárja a saját lehetőségeit, és ha ügyes, ki is használja azokat és eléri a legjobb beszerzési feltételeket.

A jó tárgyalástechnika persze nem csak a beszerző számára fontos, hanem a szállítónak is. A kisebb cégek esetében gyakran előfordul, hogy egy-egy ígéretesnek tűnő üzlet reményében túlzó feltételeket vállalnak, olyasmit is megígérnek, amit nem fognak tudni teljesíteni. A szakértő praxisa során már találkozott olyan vállalattal, amely a lefolytatott beszerzési eljárások után soha nem az első helyezettet hozza ki győztesnek, mert tapasztalataik szerint ők rendszerint túlvállalják magukat, amiből később probléma lehet.

A személyiség hatalma

A beszállítói szerződést két cég köti egymással, ez viszont egyáltalán nem jelenti azt, hogy a tárgyalások során ne lenne jelentősége a tárgyalófelek személyiségének és tudásának. Más kiinduló pozícióból tárgyal egy kiskereskedelmi lánccal egy világméretű piacvezető cégének az üzletkötője és egy kis hazai manufaktúra képviselője. De utóbbi sincs reménytelen helyzetben. Ha rendelkezik a megfelelő képességekkel, ügyesen irányítja a tárgyalást, akkor olyan nagy cégekhez is bejuthat szállítóként, amelyekről korábban még csak nem is álmodott.

„14 ezer beszerzési tárgyalással a hátam mögött meggyőződésem, hogy a tárgyalásokon a siker nem a cégmérettől függ, hanem attól, hogy ki mennyire jól tárgyal. Ha valakinek nagyobb a mentális ereje, jobb a tárgyalástechnikai felkészültsége, erősebb a személyisége, akkor ő fogja irányítani a beszélgetést és alapvetően az ő érdekei fognak érvényesülni. De ahogy korábban mondtam, itt nem a másik legyőzése a cél, hanem a másik félben rejlő lehetőségek maximális kihasználása”, mondja Gulyás János.

Ebben pedig minden apróságnak óriási jelentősége van. „Kevesen tudják, de a tárgyalások jelentős része az első 5-10 másodpercben eldől. Bejön valaki, kezet fog, leül, elhelyezkedik a székben – a profi tárgyaló ebből már fel tudja térképezni a másikat, felismeri, hogy mit kell tennie, hogy kihozza a tárgyalásból a maximumot”, teszi hozzá a szakember. Különösen fontos szerephez jut a metakommunikáció. Igazolt tény, hogy két ember között a kapcsolattartásban csak 30 százalék jut a kimondott szavaknak, a többi információt a metakommunikáció során adjuk át. Ha valaki érti a testbeszédet, azonnal észreveszi, ha a másik félnél ellentmond egymásnak a verbális és a metakommunikáció – és ilyen esetben mindig az utóbbi „mondja” az igazat. Ebből pedig fel lehet ismerni, hogy mikor ígér olyat a szállító, aminek teljesíthetőségéről ő maga sincs meggyőződve.

A tárgyalástechnika tanulható, figyelemmel és fegyelemmel párosulva pedig a siker kulcsa lehet!

Mindenki megtanulhatja

Ez a fajta tudás egyesekben erősebben, másokban kevésbé van jelen – azonban mindenkit meg lehet tanítani a jó tárgyalástechnikákra, a másik fél megértésére, metakommunikációjának elemzésére és a következtetések levonására. Pontosan erre vállalkozik az MLBKT SCM Tréning Központjának beszerzési tárgyalástechnikát oktató kurzusa is.

A tárgyalások során nagyon széles eszközpalettát lehet alkalmazni. Kereskedelmi technikák, a másik fél gyors kiismerése és befolyásolása, az érdekellentétekből fakadó konfliktusok kezelése – ez mind sorra kerül. A legtöbb ember inkább csak azokat az eszközöket használja, amiben ösztönösen jó, ami zsigerből jön neki. A kurzuson azonban nem csak azt tanulhatja meg, hogy miként alkalmazza ezeket tudatosan is, hanem azt is, hogy a széles eszközpalettából miként válassza ki az eszközt, ami az adott szituációban a legalkalmasabb lehet a célok eléréséhez.

„A kurzus oktatóanyaga 2700 beszerző képzésén és több tízezer beszerzési tárgyalás gyakorlati tapasztalatán keresztül finomodott. Nem csak tanítunk, a képzések mellett folyamatosan gyakoroljuk is a szakmát. Oktató példáinkat is a való életből, személyes tapasztalatainkból vesszük, így rendkívül gyakorlatiasak tudunk maradni. Ráadásul nem egyszerűen követjük a szakma változásait, hanem azt is figyeljük, milyen irányba tart a vállalatgazdaság, a beszerzés, és ezekre jó előre kiképezzük a beszerzőket”, mesél az oktatás hátteréről Gulyás János.

Mindehhez számos módszert alkalmaznak. Előre megírt szituációs gyakorlatokat folytatnak le, de a hallgatók által behozott problémákat (miért nem boldogulok az „ilyen-olyan” típusú partnerrel?) is át tudják beszélni. A mozdulatok, a szavak szintjéig meg lehet tanítani, hogyan kell kezelni az egyes szituációkat. Játékfilmek részleteiből is sokat lehet tanulni: hogyan viselkednek a felek egy párkapcsolatban, egy börtönben, mi dönti el, hogy ki kerül domináns helyzetbe?

A hangsúly az aktív részvételen, az interakción van a képzés során. „Olyan nincs, hogy valaki végigüli a kurzust, és nem csinál semmit, mert nem mehet úgy haza, ahogy odajött.” Elméleti tudással gazdagítják, megtanítják a tárgyalástechnika gyakorlati fogásaira, majd ráveszik őket, hogy a gyakorlatok során ezeket beépítsék mindennapi munkájukba, ennek során pedig eredmény- és célorientálttá váljanak.

A legszebb az egészben, hogy a képzés során nem csak a későbbi tárgyalópartnereket, hanem saját magukat is jobban megismerhetik a résztvevők. „A legtöbb hallgató elkezd azon is gondolkodni, hogy milyen vagyok én magam? Milyen a kisugárzásom a tárgyaláson? Milyennek lát engem a másik fél? Hogyan fog reagálni a kommunikációmra? Innentől kezdve pedig nem csak a tárgyalóteremben fogok másképp látni és viselkedni a képzéseinken résztvevők, hanem az élet minden más területén is. A tárgyalástechnika alkalmazható állásinterjún, a közlekedési rendőrrel beszélgetve vagy éppen a szerelemben is. Ezeknek az ismereteknek a birtokában jelentősen nő az ember értékteremtő és érdekérvényesítő képessége, úgy a környezete, mint önmaga számára”, mondja végül Gulyás János arról, milyen további hozadékai lehetnek egy jól kiválasztott tárgyalástechnikai tréningnek.

Következő beszerzési tárgyalástechnikai tréningünk 2018 őszén startol Budapesten, de a tréninget kihelyezve is megrendelheti!

Gulyás János

Jánost 15.000 tárgyalási tapasztalatával az egyik legkeresettebb kereskedelmi tárgyalási szakembernek tartják, aki egy kisebb összegű tárgyalásra is éppolyan alaposan felkészül, mint a 20 milliárdosra. Az MLBKT saját és a Budapesti Corvinus Egyetemmel közös képzésein is tanít beszerzési vagy általános tárgyalástechnikai témában, ill. a Südy Consulting tanácsadási üzletágát vezeti, amely céggel az MLBKT régóta partneri együttműködésben dolgozik. Megbízói érdekeit profin képviseli és szinte bármilyen helyzetben kiaknázza a tárgyalásban rejlő előnyöket, miközben építeni is tudja a kapcsolatot a felek közt.

Tapasztalatot volt honnan szereznie, hiszen 20 éven keresztül nagykereskedelmi vállalatok fejlesztésével és kiskereskedelmi láncok felépítésével foglalkozott első számú vezetőként és több esetben tulajdonosként is, így a vállatok stratégiai építése és irányítása is fő kompetenciái közé tartozik. Volt az év kereskedője, és az Európai Unió Kereskedelmi biztosától és Magyarország Gazdasági Miniszterétől állami elismerést kapott a modern kereskedelem kialakításában végzett munkájáért. 13 éve kínai kormányszerveknek a tanácsadója a cégek nemzetközi stratégiai kapcsolatainak kiépítésében.